Privacy policies of the recruitment process

Allegro Retail a.s., ID No.: 262 04 967, a company with registered office at U Garáží 1611/1, Holešovice, 170 00 Prague 7, (hereinafter referred to as “we“) considers the protection of personal data to be an integral part of its obligations towards job applicants. 

In this document (further also as ‘Information Memorandum’) you will find information on what personal data we process as part of the recruitment process. You will find information on whether we process personal data on the basis of your consent or on the basis of another legal ground, the purposes for which we process the data, whether we transfer it to anyone and what rights you have in relation to the processing of your personal data. 

• What personal data do we process?

We process the following personal data:

1. identification data, which means, in particular, name, surname, title, date of birth, gender, or photograph;
2. contact data, which means personal data that enables us to contact you, in particular your contact address, telephone number and e-mail address;
3. job-related information, including information about your education, training, previous experience and references;
4. your suitability assessment data, which means the data we use to assess whether you are a suitable candidate for a particular role, in particular our assessment of your performance at interview or test results. 

• Why do we process personal data and what entitles us to do so?

As part of the recruitment process, we process personal data for different purposes and to different extents. In doing so, we process personal data for the preparation of the contract and, where applicable, on the basis of your consent. 

B.1 Processing without your consent – for the preparation of a contract

For the preparation of an employment contract, a work performance agreement or a work activity agreement, we process your identification, contact, work-related and suitability assessment data for the purpose of carrying out the selection procedure, including the screening of candidates. This is specifically so that we can invite you for interviews and communicate with you and so that we can assess your suitability for the vacancy and check your references from the documents provided. 

We keep personal data processed for the preparation of a contract or agreement for the duration of the recruitment process, unless you give us your consent to further storage in the applicant database.

B.2 Processing on the basis of your consent for the purposes of maintaining the applicant database

On the basis of your consent, we process your identification, contact and job-related data in order to include you in our database of candidates and to be able to contact you with other relevant job offers. We may also use the data from the applicant database for evaluation and analysis purposes to determine who is interested in working for us, what their qualifications are, etc. If you do not give us your consent, we will only process this data until the end of the recruitment process; if you give us your consent, we will only process this data for a maximum of 2 years after the end of the recruitment process. 

You may withdraw your consent at any time by following the procedure for exercising your rights described below in section “F. How can I exercise individual rights? “. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing prior to such withdrawal.

B.3 Processing on the basis of your consent for the purposes of intra-group transfers

On the basis of your consent, we transfer your identification, contact and job-related data to other companies of the Allegro Group for the purpose of maintaining the database of candidates and conducting the selection process, including the screening of candidates. For a more detailed definition of to whom we transfer data, please refer to section “C. Who processes your personal data and to whom do we transfer it? “. These companies may subsequently contact you with a relevant job offer for a period of 2 years if they assess you as a suitable candidate based on the data provided. The data transmitted from the database of candidates may also be used by these companies to evaluate and analyse who is interested in working for Allegro Group, what their qualifications are, etc. To Allegro Group belong the following entities: Allegro.eu SA., Allegro Sp. z o.o., Ceneo.pl Sp. z o.o., eBilet Polska Sp. z o.o., Allegro Finance Sp. z o.o., Allegro Pay Sp. z o.o., OpenNet.pl Sp. z o.o., Mall Group a.s., Allegro Retail a.s., Internet Mall Slovakia s.r.o., Internet Mall Hungary Kft., m-HU Internet Kft., MIMOVRSTE, spletna trgovina, d.o.o., Internet Mall d.o.o., WE|DO SK s.r.o., “SkyNet Custom Brokers” Sp. z o.o.

You may withdraw your consent at any time with respect to any individual company. You can withdraw your consent from us by following the procedure for exercising your rights described below in section “F. How can I exercise individual rights? “. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing prior to such withdrawal.

• Who processes your personal data and to whom do we transfer it? 

All of the above-mentioned personal data are processed by us as the controller. This means that we determine the above defined purposes for which we collect your personal data, determine the means of processing and are responsible for its proper execution.

As already mentioned, with your consent, we transfer your contact and identification data and data related to the performance of work for the recruitment process to Allegro Group so the entities within it may contact you with a relevant job offer.  

For the processing of personal data, we also use the services of other processors who process personal data on our instructions. Such processors include IT solution providers, advertising portals that collect CVs for us, such as LMC s.r.o. , ID No.: 264 41 381, and consultancy companies that help us assess whether you are a suitable candidate for us (e.g. assessment centers).

Furthermore, we are obliged to transfer the processed personal data to state administration authorities, courts, law enforcement authorities and supervisory authorities if they ask us to do so. 

Please be aware that the entities from Allegro Group use each other’s services and act on each other’s instructions as far as the consultation and support relating to the recruitment process are concerned.

• From what sources do we obtain personal data?

Most personal data is collected directly from you by providing it to us as part of the recruitment process, whether in an oral interview, CV or other documentation. 

In addition, to a limited extent, we collect and further process personal data obtained from the persons listed as contacts in your references and from professional social networks such as LinkedIn. 

• What rights do you have when processing personal data?

Just as we have rights and obligations when processing your personal data, you also have certain rights when processing your personal data. These rights include:

• Right of access

Simply put, you have a right to know:

• what data we process about you,
• for what purpose, 
• for how long, 
• where we obtain your personal data, 
• to whom we pass them on, 
• who processes them outside of us and 
• what other rights you have in relation to the processing of your personal data. 

You have learned all this in this Information Memorandum. However, if you are unsure which personal data we process about you, you can ask us to confirm whether or not personal data relating to you is processed by us and, if so, you have the right to access that personal data. As part of your right of access, you may ask us for a copy of the personal data we are processing, and we will provide you with the first copy free of charge and subsequent copies on payment of a fee. 

• Right to rectification

To err is human. If you discover that the personal data we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected or completed without undue delay. 

• Right to erasure

In some cases, you have the right to have us delete your personal data. We will delete your personal data without undue delay if one of the following reasons is met: 

• we no longer need your personal data for the purposes for which we processed it, 
• you withdraw your consent to the processing of your personal data, where the data is data for which your consent is necessary and we have no other reason why we need to continue to process it (for example, to defend our legal interests),
• you exercise your right to object to processing (see section E.6 Right to object to processing below) in respect of personal data that we process on the basis of our legitimate interests and we find that we no longer have such legitimate interests to justify such processing; or 
• you believe that the processing of personal data by us has ceased to comply with generally binding regulations.

But please bear in mind that even if it is one of these reasons, it does not mean that this right is unlimited. It does not apply if the processing of your personal data is still necessary for:

• to fulfill our legal obligation, 
• for archival, scientific or historical research or statistical purposes, or
• establish, exercise or defend our legal rights.

• Right to restriction of processing

In some cases, in addition to the right to erasure, you can exercise the right to limited processing of personal data. This right allows you in certain cases to request that your personal data be marked and not subject to any further processing operations, but not forever (as in the case of the right to erasure), but for a limited period of time. These cases where we have to restrict the processing of your personal data are situations where:

• you dispute the accuracy of the personal data before we agree what data is correct,
• we process your personal data without a sufficient legal basis (e.g. beyond what we need to process), but you would prefer only to restrict such data before deleting it (e.g. if you expect to provide us with such data in the future anyway), 
• we no longer need your personal data for the above processing purposes but you require it for the establishment, exercise or defence of legal claims, or 
• object to the processing. The right to object is described in more detail below in section E.6 Right to object to processing). We are obliged to restrict the processing of your personal data during the period of time that we are investigating whether your objection is justified.

• Right to portability

You have the right to obtain from us all your personal data that you yourself have provided to us and that we process on the basis of your consent (see section “B.3 Processing on the basis of your consent” above) and on the basis of the performance or conclusion of a contract. We will provide you with your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format. In order to be able to easily transfer the data upon your request, it may only be data that we process automatically in our electronic databases. Therefore, we cannot always and under all circumstances transfer to you in this form all the data that you have filled in our forms (for example, your handwritten signature).  

• Right to object to processing

You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interest. In such a case, we will not process your personal data further for that purpose unless we have compelling legitimate grounds for continuing such processing. 

• Right to lodge a complaint

Exercising your rights in the above manner is without prejudice to your further right to lodge a complaint with the Office for Personal Data Protection. You can exercise this right if you believe that we are processing your personal data unlawfully or in violation of generally binding legal regulations. You can file a complaint against our processing of personal data with the Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů), which is located at Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7. 

• How can I exercise individual rights?

In all matters related to the processing of your personal data, whether it is a question of exercising a right, filing a complaint or anything else, you can contact us via the company’s data box, in paper form to the address of the company’s registered office or at the e-mail address dpo@mallgroup.com. We will process your request without undue delay, but within one month at most. In exceptional cases, in particular due to the complexity of your request, we are entitled to extend this period by a further two months. We will, of course, inform you of any such extension and the reasons for it. 

• Data Protection Officer 

Our Data Protection Officer is at your disposal in all matters relating to the processing of your personal data. You can contact our Data Protection Officer by email at dpo@mallgroup.com.

Společnost Allegro Retail a.s., IČO: 262 04 967, s registrovaným sídlem U Garáží 1611/1, Holešovice, 170 00 Praha 7, (dále jen „my“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součástí svých povinností vůči uchazečům o zaměstnání. 

V tomto dokumentu (dále také jako „Informační memorandum“) naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci náborového procesu. Najdete zde informace o tom, zda zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, pro jaké účely údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů. 

• Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

1. identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví nebo fotografie;
2. kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují vás kontaktovat, zejména vaše kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
3. informace související s prací, včetně informací o vašem vzdělání, školení, předchozích zkušenostech a referencích;
4. údaje o posouzení vaší vhodnosti, což znamená údaje, které používáme k posouzení, zda jste vhodným kandidátem na konkrétní pracovní pozici, zejména naše hodnocení vašeho výkonu při pohovoru nebo výsledky testů. 

• Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci náborového procesu zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu. Přitom zpracováváme osobní údaje za účelem přípravy smlouvy a případně na základě vašeho souhlasu. 

B.1 Zpracování bez vašeho souhlasu – pro přípravu smlouvy

Pro vyhotovení pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti zpracováváme vaše identifikační, kontaktní, pracovní údaje a údaje o posouzení způsobilosti za účelem uskutečnění výběrového řízení, včetně prověřování uchazečů. Je to zejména proto, abychom vás mohli pozvat na pohovor a komunikovat s vámi a abychom mohli posoudit vaši vhodnost pro volné pracovní místo a zkontrolovat vaše reference z poskytnutých dokumentů. 

Osobní údaje zpracovávané za účelem přípravy smlouvy nebo dohody uchováváme po dobu náborového procesu, pokud nám nedáte souhlas s dalším uložením v databázi uchazečů.

B.2 Zpracování na základě vašeho souhlasu pro účely vedení databáze žadatelů

Na základě vašeho souhlasu zpracováváme vaše identifikační, kontaktní a pracovní údaje, abychom vás zařadili do naší databáze uchazečů a abychom vás mohli kontaktovat s dalšími relevantními nabídkami práce. Údaje z databáze uchazečů můžeme také použít pro účely hodnocení a analýzy, abychom zjistili, kdo má zájem u nás pracovat, jakou má kvalifikaci atd. Pokud nám souhlas neudělíte, budeme tyto údaje zpracovávat pouze do ukončení náborového procesu; pokud nám souhlas udělíte, budeme tyto údaje zpracovávat maximálně 2 roky po ukončení náborového procesu. 

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat postupem pro uplatnění vašich práv popsaným níže v části „F. Jak mohu uplatnit jednotlivá práva?“. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.

B.3 Zpracování na základě vašeho souhlasu pro účely vnitroskupinových převodů

Na základě vašeho souhlasu předáváme vaše identifikační, kontaktní a pracovní údaje dalším společnostem skupiny Allegro za účelem vedení databáze uchazečů a vedení výběrového řízení včetně prověřování uchazečů. Podrobnější definici toho, komu údaje předáváme, naleznete v části „C. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“. Tyto společnosti vás mohou následně po dobu dvou let kontaktovat s příslušnou pracovní nabídkou, pokud vás na základě poskytnutých údajů vyhodnotí jako vhodného kandidáta. Údaje předané z databáze uchazečů mohou tyto společnosti využít také k vyhodnocení a analýze toho, kdo má o práci pro skupinu Allegro Group zájem, jaká je jeho kvalifikace atd. Do skupiny Allegro patří tyto subjekty: Allegro.eu SA., Allegro Sp. z o.o., Ceneo.pl Sp. z o.o., eBilet Polska Sp. z o.o., Allegro Finance Sp. z o.o., Allegro Pay Sp. z o.o., OpenNet.pl Sp. z o.o., Mall Group a.s., Allegro Retail a.s., Internet Mall Slovakia s.r.o., Internet Mall Hungary Kft., m-HU Internet Kft., MIMOVRSTE, spletna trgovina, d.o.o., Internet Mall d.o.o., WE|DO SK s.r.o., “SkyNet Custom Brokers” Sp. z o.o.

Svůj souhlas můžete ve vztahu k jednotlivým společnostem kdykoli odvolat. Svůj souhlas od nás můžete odvolat postupem pro uplatnění vašich práv popsaným níže v části „F. Jak mohu uplatnit jednotlivá práva?“. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.

• Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme? 

Všechny výše uvedené osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že určujeme výše definované účely, pro které shromažďujeme vaše osobní údaje, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Jak již bylo zmíněno, s vaším souhlasem předáváme vaše kontaktní a identifikační údaje a údaje související s výkonem práce pro náborový proces společnosti Allegro Group, aby vás subjekty v ní mohly kontaktovat s relevantní pracovní nabídkou.  

Pro zpracování osobních údajů využíváme i služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Mezi takové zpracovatele patří poskytovatelé IT řešení, inzertní portály, které pro nás shromažďují životopisy, např. LMC s.r.o., IČ: 264 41 381 a poradenské společnosti, které nám pomáhají posoudit, zda jste pro nás vhodným kandidátem (např. assessment centra).

Dále jsme povinni předat zpracovávané osobní údaje orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení a dozorovým orgánům, pokud nás o to požádají. 

Vezměte prosím na vědomí, že subjekty z Allegro Group vzájemně využívají své služby a jednají podle svých pokynů, pokud jde o konzultace a podporu související s náborovým procesem.

• Z jakých zdrojů získáváme osobní údaje?

Většinu osobních údajů získáváme přímo od vás, když nám je poskytnete v rámci náborového procesu, ať už při ústním pohovoru, v životopise nebo v jiné dokumentaci. 

Kromě toho v omezeném rozsahu shromažďujeme a dále zpracováváme osobní údaje získané od osob uvedených jako kontakty ve vašich referencích a z profesních sociálních sítí jako je LinkedIn. 

• Jaká práva máte při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte při zpracování Vašich osobních údajů také určitá práva. Mezi tato práva patří:

• Právo přístupu

Jednoduše řečeno, máte právo vědět:

• jaké údaje o vás zpracováváme,
• za jakým účelem, 
• jak dlouho, 
• kde získáváme vaše osobní údaje, 
• komu je předáme, 
• kdo je zpracovává mimo nás a 
• jaká další práva máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů. 

To vše jste se dozvěděli v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jisti, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, zpracováváme, a pokud ano, máte právo k těmto osobním údajům získat přístup. V rámci vašeho práva na přístup nás můžete požádat o kopii osobních údajů, které zpracováváme, a my vám první kopii poskytneme zdarma a další kopie za poplatek. 

• Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na jejich opravu nebo doplnění bez zbytečného odkladu. 

• Právo na vymazání dat

V některých případech máte právo na to, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud bude splněn jeden z následujících důvodů: 

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, 
• odvoláte svůj souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, kdy se jedná o údaje, pro které je váš souhlas nezbytný a nemáme žádný jiný důvod, proč je musíme dále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních zájmů),
• uplatníte své právo vznést námitku proti zpracování (viz část E.6 Právo vznést námitku proti zpracování níže) ve vztahu k osobním údajům, jež zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my zjistíme, že již nemáme takové oprávněné zájmy, které by takové zpracování ospravedlňovaly; nebo 
• domníváte se, že naše zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když je to jeden z těchto důvodů, neznamená to, že toto právo je neomezené. Výše uvedené neplatí, pokud je zpracování vašich osobních údajů nadále nezbytné:

• abychom splnili naši zákonnou povinnost, 
• pro archivní, vědecké nebo historické výzkumné nebo statistické účely, popř.
• založení, vykonávání nebo obrana našich zákonných práv.

• Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz uplatnit právo na omezené zpracování osobních údajů. Toto právo vám v určitých případech umožňuje požadovat, aby vaše osobní údaje byly označeny a nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování, nikoli však navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Tyto případy, kdy musíme omezit zpracování vašich osobních údajů, jsou situace, kdy:

• zpochybníte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, které údaje jsou správné,
• zpracováváme vaše osobní údaje bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat potřebujeme), ale vy byste preferovali pouze omezení těchto údajů před jejich vymazáním (např. pokud očekáváte, že nám takové údaje v budoucnu stejně poskytnete), 
• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro výše uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo 
• ke vznesení námitky proti zpracování. Právo vznést námitku je podrobněji popsáno níže v části E.6 Právo vznést námitku proti zpracování). Po dobu, po kterou zjišťujeme, zda je vaše námitka oprávněná, jsme povinni omezit zpracování vašich osobních údajů.

• Právo na přenositelnost

Máte právo od nás získat všechny Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (viz výše část „B.3 Zpracování na základě Vašeho souhlasu“) a na základě plnění nebo uzavření smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli údaje na vaši žádost snadno přenést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automaticky v našich elektronických databázích. Proto vám nemůžeme vždy a za všech okolností předat touto formou všechny údaje, které jste vyplnili v našich formulářích (například váš vlastnoruční podpis).  

• Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu. V takovém případě nebudeme vaše osobní údaje za tímto účelem dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro pokračování v takovém zpracování. 

• Právo podat stížnost

Uplatněním Vašich práv výše uvedeným způsobem není dotčeno Vaše další právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit, pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti našemu zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. 

• Jak mohu uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už se jedná o uplatnění práva, podání stížnosti nebo cokoli jiného, se na nás můžete obrátit prostřednictvím datové schránky společnosti, v listinné podobě na adresu sídla společnosti nebo na e-mailovou adresu dpo@mallgroup.com. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O každém takovém prodloužení a jeho důvodech vás budeme samozřejmě informovat. 

• Pověřenec pro ochranu osobních údajů 

Náš pověřenec pro ochranu osobních údajů je vám k dispozici ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů. Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat e-mailem na adrese dpo@mallgroup.com.