Privacy policies of the recruitment process
Opennet
Kto jest administratorem Twoich danych osobowych? Administratorem Twoich danych osobowych jest Opennet.pl Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu (61-569), przy ul. Wierzbięcice 1B (dalej „My”, „Opennet”), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000634715, posiadająca NIP 7792446263 i nr REGON 365270225 e-mail: biuro@opennet.pl.
Jak się z nami skontaktować, by uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych? W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych, w tym realizacji Twoich praw, możesz zwrócić się do wyznaczonego przez nas Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować pod adresem e-mail: iod@opennet.pl lub pisemnie kierując swoją korespondencję na adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych Opennet.pl sp. z o.o., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań.
Skąd mamy Twoje dane?
- Twoje dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie w związku z Twoją chęcią udziału w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Opennet lub w związku z wyrażoną przez Ciebie zgodą na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji w Opennet lub
- Twoje dane osobowe otrzymaliśmy od pracownika Opennet w związku z realizacją programu poleceń pracowniczych lub od podmiotów wspierających Opennet w procesie rekrutacji (np. agencje pośrednictwa pracy, agencje headhunterskie), lub
- Twoje dane osobowe pozyskaliśmy ze źródeł powszechnie dostępnych, takich jak np. portale społecznościowe o charakterze zawodowym.
Jakie dane o Tobie przetwarzamy? Przetwarzamy dane niezbędne do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem oraz niezbędne do zawarcia z Tobą umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej: imię i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a w przypadku cudzoziemców – także dane wymagane przez przepisy prawa oraz wynikające z dokumentów niezbędnych do weryfikacji legalności zatrudnienia lub przeprowadzenia procedury legalizacji zatrudnienia. Możemy przetwarzać także inne przekazane nam przez Ciebie dane, np. wizerunek.
Jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych przez Opennet? Twoje dane osobowe będą przetwarzane:
- w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem obejmującego: wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Opennet w związku z realizacją procesu rekrutacji (w zakresie kategorii danych wymaganych przez art. 22¹ § 1 Kodeksu Pracy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej: RODO) oraz podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy o pracę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem obejmującego podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- w przypadku zatrudniania cudzoziemca – poza celami wskazanymi pod lit. a) oraz lit. b) powyżej, także w celu weryfikacji legalności zatrudnienia,, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub w celu przeprowadzenia procedury legalizacji zatrudnienia , na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- w przypadku kiedy pozyskaliśmy Twoje dane ze źródeł publicznie dostępnych – w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem (wówczas podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO);
- w przypadku wyrażenia przez Ciebie odrębnej zgody – w celu realizacji przez Openet przyszłych rekrutacji z Twoim udziałem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie (co nie wpływa na legalność działań podjętych przed jej wycofaniem);
- po zakończeniu procesu rekrutacyjnego – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami pomiędzy Tobą, a Opennet, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- w przypadku skierowania do Ciebie ankiety satysfakcji z rekrutacji – w celu analizy jakości procesów rekrutacyjnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?
- W przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – podanie danych w zakresie określonym przepisami prawa pracy (imię i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia) jest wymagane tymi przepisami. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia Twojej kandydatury. Podanie innych danych niż wyżej wymienione jest dobrowolne;
- W przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych w zakresie: imię i nazwisko; dane kontaktowe; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia może spowodować brak możliwości rozpatrzenia Twojej kandydatury w związkiem z brakiem możliwości skontaktowania się z Tobą i/lub dokonania oceny Twojej aplikacji.
Jeśli jesteś cudzoziemcem możemy poprosić Cię o podanie danych wymaganych przepisami prawa oraz o przedstawienie dokumentów, które pozwolą nam zweryfikować możliwość Twojego legalnego zatrudnienia lub które będziemy mogli wykorzystać w ramach procedury legalizacji zatrudnienia. Brak przedstawienia dokumentów może stanowić przeszkodę w zatrudnieniu, bez względu na jego formę.
Podanie innych danych, w zakresie nieokreślonym przepisami prawa lub wymaganymi przez Opennet, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie tych danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie (co nie wpływa na legalność działań podjętych przed jej wycofaniem).
Jakie masz uprawnienia wobec Spółki w zakresie przetwarzanych danych? Przysługują Ci następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do danych oraz ich kopii (art. 15 RODO) – masz prawo do tego, aby dowiedzieć się od nas jakie dane o Tobie przetwarzamy i/lub otrzymać ich kopię;
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – masz prawo do tego, aby Twoje dane były poprawne i aktualne. W przypadku konieczności ich poprawienia lub aktualizacji, zwróć się do nas, a my je poprawimy lub zaktualizujemy;
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – masz prawo zwrócić się do nas o usunięcie swoich danych, jeżeli uznasz, że Twoje dane nie są już nam niezbędne do celów, dla których zostały zebrane;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO) – masz prawo zwrócić się do nas, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych do ich przechowywania, jeżeli:
- zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe – ograniczymy przetwarzanie Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych,
- Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał/a, aby zostały usunięte,
- Twoje dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń lub
- wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych – ograniczymy przetwarzanie Twoich danych do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – masz prawo otrzymać od nas i przenieść do innego podmiotu dane przez nas przetwarzane. Dane udostępnimy na Twoje żądanie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie;
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – możesz wycofać udzielone nam zgody dotyczące przetwarzania Twoich danych w każdym momencie i bez podania przyczyny. Gdy wycofasz udzieloną nam zgodę przestaniemy przetwarzać dane w celu, w którym dotąd je przetwarzaliśmy za Twoją zgodą. Pamiętaj, że wycofanie zgody nie ma mocy wstecznej, tzn. przetwarzanie, które odbywało się do momentu wycofania zgody, pozostaje w pełni ważne i legalne.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych Przysługuje Ci także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś. Masz także prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Komu udostępniamy Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
Opennet może powierzyć przetwarzanie Twoich danych osobowych dostawcom usług lub produktów działającym na rzecz Opennet, w szczególności podmiotom świadczącym Opennet usługi IT, prawne, HR, serwisowe, agencyjne, administracyjne. Zgodnie z zawartymi z takimi podmiotami umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, Opennet wymaga od tych dostawców zgodnego z przepisami prawa, wysokiego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych przetwarzanych przez nich w imieniu Opennet.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe na potrzeby rekrutacji przechowywane będą przez okres do 12 miesięcy od momentu zakończenia procesu rekrutacji na wskazane przez Ciebie stanowisko, w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku, gdy wyrazisz zgodę na przyszłe rekrutacje, Twoje dane będą przechowywane przez okres do 2 lat, licząc od momentu zakończenia rekrutacji na wskazane przez Ciebie stanowisko lub do momentu wycofania zgody, w zależności od tego która z tych okoliczności nastąpi wcześniej.
Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego? Twoje dane osobowe będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, do:
- Google Cloud Poland sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, w Polsce, w związku z korzystaniem z systemu poczty elektronicznej oraz narzędzi wchodzących w skład Google Workspace;
- SmartRecruiters Inc. z siedzibą w San Francisco, w Stanach Zjednoczonych, w związku z korzystaniem z narzędzia SmartRecruiters wspierającego proces rekrutacji inicjowanych przez Opennet, w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską;
- Etch Mobile, Inc. z siedzibą w San Francisco, w Stanach Zjednoczonych, w związku z korzystaniem z narzędzia GoodTime wspierającego proces rekrutacji inicjowanych przez Opennet w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską;
Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa? Opennet nie będzie podejmować wobec Ciebie decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
Who is the controller of your personal data? The controller of your personal data is Opennet.pl sp z o.o. with its registered office in Poznań, ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań (hereinafter “We”, “Opennet”).
How to contact us for more information on the processing of your personal data? In any matter regarding your personal data, including the exercise of your rights, you can contact the Data Protection Officer appointed by us. You can contact them at the following e-mail address: iod@opennet.pl or in writing by sending your correspondence to the postal address: Data Protection Officer Opennet.pl sp. z o.o., ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań.
Where do we get your personal data from?
- We have collected your data directly from you in connection with your willingness to participate in the recruitment process conducted by Opennet or in connection with your consent to the processing of your personal data for the purposes of future recruitment at Opennet or
- We have collected your personal data from an Opennet employee in connection with the implementation of the employee referral program or from entities supporting Opennet in the recruitment process (e.g. employment agencies, headhunting agencies), or
- We have collected your personal data from publicly available sources, such as, for example, professional social networks.
What personal data do we process about you? We process the data necessary to conduct and settle the recruitment process with your participation and necessary to conclude an employment contract / civil law contract with you: name and surname; date of birth; contact details; education; professional qualifications; the course of previous employment, and in the case of foreigners – also data required by law and resulting from documents necessary to verify the legality of employment or to carry out the employment legalization procedure. We can also process other data provided to us by you, e.g. image.
What are the purposes and legal grounds for processing your personal data by Opennet? Your personal data will be processed:
- in the case of employment based on an employment contract – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation, including: fulfillment of legal obligations incumbent on Opennet in connection with the recruitment process (in terms of data categories required by Article 22¹ § 1 of the Labor Code pursuant to Article 6 (1) (c) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and the repeal of the Directive 95/46 / EC – general regulation on data protection – hereinafter: GDPR) and taking action at your request before concluding an employment contract, pursuant to Article 6 (1) (b) GDPR;
- in the case of employment based on a civil law contract – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation, including taking action at your request before concluding the contract, pursuant to Article 6 (1) (b) GDPR;
- in the case of employing a foreigner – in addition to the purposes indicated in points above, also in order to verify the legality of employment, pursuant to Article 6 (1) (c) GDPR or in order to carry out the employment legalization procedure, pursuant to Article 6 (1) (b) GDPR;
- if we have obtained your data from publicly available sources – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation (then the legal basis for the processing of your data is the legitimate interest pursued pursuant to Article 6 (1) (f) of the GDPR);
- if you give your separate consent – for Opennet to carry out future recruitments with your participation, pursuant to Article 6 (1) (a) GDPR. Giving consent in this case is voluntary, and the consent expressed in this way may be revoked at any time (which does not affect the legality of actions taken before its withdrawal);
- after completing the recruitment process – to establish, investigate or defend against claims between you and Opennet, pursuant to Article 6 (1) (f) GDPR;
- in the case of a recruitment satisfaction survey – to analyze the quality of recruitment processes, pursuant to Article 6 (1) (f) GDPR.
Do you need to provide us with your personal data?
- In the case of employment based on a contract of employment – providing data in the scope specified by the provisions of labor law (name and surname; date of birth; contact details; education; professional qualifications; the course of previous employment) is required by these provisions. The consequence of not providing this data is the inability to consider your candidacy. Providing data other than the above-mentioned is voluntary;
- In the case of employment based on a civil law contract – providing data is voluntary. Failure to provide data in the scope of: name and surname; contact details; education; professional qualifications; the course of previous employment may result in the inability to consider your candidacy due to the inability to contact you and / or evaluate your application.
If you are a foreigner, we may ask you to provide the data required by law and to provide documents that will allow us to verify the possibility of your legal employment or which we will be able to use as part of the employment legalization procedure. Failure to provide documents may be an obstacle to employment, regardless of its form.
Providing other data, to the extent not specified by law or required by Opennet, will be treated as consent to the processing of such personal data (Article 6 (1) (a) of the GDPR). Giving consent in this case is voluntary, and the consent expressed in this way may be revoked at any time (which does not affect the legality of actions taken before its withdrawal).
What are your rights towards Allegro Pay with regard to the processed data? You have the following rights:
- the right to access data and their copies (Article 15 of the GDPR) – you have the right to get informed about what data we process about you and / or to receive a copy of it;
- the right to rectify data (Article 16 of the GDPR) – you have the right to have your data correct and up-to-date. If you need to correct or update them, please contact us and we will correct or update them;
- the right to erase data (Article 17 of the GDPR) – you have the right to ask us to erase your data if you decide that your data is no longer necessary for the purposes for which it was collected;
- the right to restrict data processing (Article 18 of the GDPR) – you have the right to ask us to restrict the processing of your data to their storage, if:
- you will notice that your data is incorrect – we will limit the processing of your data for a period that allows us to check the correctness of this data,
- your data will be unlawfully processed, but you will not want it to be deleted,
- your data will no longer be needed for us, but you may need it to defend or pursue claims or
- you object to data processing – we will restrict the processing of your data until it is determined whether the legitimate grounds on our side override the grounds for objection.
- the right to data portability (Article 20 of the GDPR) – you have the right to receive from us and transfer the data processed by us to another entity. We will provide the data at your request in a structured, commonly used format;
- the right to withdraw consent at any time – you can withdraw your consent to the processing of your data at any time and without giving any reason. When you withdraw your consent, we will cease to process the data for the purpose for which we have previously processed it with your consent. Remember that the withdrawal of consent is not retroactive, i.e. the processing that took place until the consent was withdrawn remains fully valid and legal.
The right to object to the processing of data. You also have the right to object to the processing of your personal data when the processing of your personal data is based on a legitimate interest, and the objection is justified by the specific situation in which you have found yourself. You also have the right to lodge a complaint regarding the processing of your personal data by us to the supervisory body, which is the President of the Personal Data Protection Office (address: President of the Personal Data Protection Office, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Who do we share your personal data with? Your personal data may be made available to entities authorized under the law.
Opennet may entrust the processing of your personal data to service or product providers operating on behalf of Allegro, in particular entities providing Opennet with IT, legal, HR, service, agency and administrative services. In accordance with the agreements concluded with such entities, while entrusting the processing of personal data, Opennet requires these suppliers to comply with the law, and to a high degree of privacy protection and security of your personal data processed by them on behalf of Opennet.
How long do we keep your personal data?
- Your personal data for the purposes of recruitment will be stored for a period of up to 12 months from the end of the recruitment process for the position indicated by you, in order to pursue possible claims;
- If you consent to future recruitment, your data will be stored for a period of 2 years from the end of recruitment for the position indicated by you or until your consent is withdrawn, whichever comes first.
Do we transfer your data to countries outside the European Economic Area? Your personal data will be transferred outside the European Economic Area to:
- Google Cloud Poland Sp. z o.o. based in Warsaw, in Poland, in connection with the use of the e-mail system and tools included Google Workspace;
- SmartRecruiters Inc. based in San Francisco, in the United States, in connection with the use of the SmartRecruiters tool supporting the recruitment process initiated by Opennet, based on appropriate legal safeguards, which are standard contractual clauses for the protection of personal data, approved by the European Commission;
- Etch Mobile, Inc. based in San Francisco, in the United States, in connection with the use of the GoodTime tool supporting the recruitment process initiated by Opennet based on appropriate legal safeguards, which are standard contractual clauses for the protection of personal data, approved by the European Commission.
Do we process your personal data automatically (including through profiling) in a way that affects your rights? Opennet will not make decisions for you that are based solely on automated processing, including profiling, and have legal effects on you or have a similar significant effect on you.